De Cao provinciale sector 2026-2028 kent per thuiswerkdag twee afzonderlijke netto bedragen toe: € 2,45 thuiswerkvergoeding en € 1 internetvergoeding. De voorwaarde staat in dezelfde bepaling: op die werkdag ontvangt de werknemer geen vergoeding voor woon-werkverkeer. Daardoor is dit niet alleen een declaratievraag, maar ook een dagelijkse classificatievraag voor HR en salarisadministratie. Een provinciale werkgever moet voorkomen dat een vaste reisvergoeding, een losse declaratie en de thuiswerkvergoeding ongemerkt over dezelfde dag lopen.
Wat de bronnen laten zien
Artikel 4.4.4 van de Cao provinciale sector 2026-2028 bepaalt dat een werknemer op werkdagen waarop die thuiswerkt en geen vergoeding voor woon-werkverkeer ontvangt, € 2,45 netto per werkdag en € 1 netto internetvergoeding kan declareren. De totale € 3,45 bestaat dus uit twee componenten. De thuiswerkvergoeding van € 2,45 volgt het bedrag van de fiscale gerichte vrijstelling. Als dat bedrag officieel wijzigt, past de cao de vergoeding overeenkomstig aan met ingang van één maand na de bekendmaking. De declaratie wordt uiterlijk uitbetaald bij het salaris in de maand na ontvangst. Bij een deeltijddienstverband wordt het dagbedrag niet naar rato verlaagd.
De cao zegt daarmee meer dan alleen welk bedrag geldt. De woorden “geen vergoeding voor woon-werkverkeer ontvangt” sluiten samenloop op dezelfde werkdag uit. Artikel 4.1.4 geeft werknemers daarnaast recht op een vergoeding voor woon-werkverkeer en laat de werkgever daarvoor nadere regels vaststellen. Die lokale regels bepalen bijvoorbeeld hoe een vaste vergoeding, declaratie of reispatroon wordt vastgelegd, maar mogen de cao-voorwaarde voor de thuiswerkvergoeding niet onzichtbaar maken. De administratie moet dus kunnen herleiden welke vergoeding op welke werkdag rust.
De fiscale systematiek is een tweede laag. De Belastingdienst beschrijft voor vaste reiskosten- en thuiswerkvergoedingen praktische rekenmethoden, waaronder de 128-dagenregeling. Zo'n fiscale berekeningsmethode bepaalt hoeveel een werkgever onder voorwaarden gericht vrijgesteld kan vergoeden. Zij verandert niet de provinciale cao-voorwaarde dat de werknemer op de betreffende thuiswerkdag geen woon-werkvergoeding ontvangt. De cao-aanspraak, de lokale reisregeling en de fiscale verwerking moeten daarom afzonderlijk worden getoetst.
Bij een gedeeltelijke thuiswerkdag kan niet uitsluitend op het aantal thuisgewerkte uren worden gestuurd. De cao formuleert de aanspraak per werkdag en koppelt die aan het ontbreken van een woon-werkvergoeding op die dag. Reist de werknemer naar de vaste werkplek en ontvangt die daarvoor een woon-werkvergoeding, dan is de cao-voorwaarde voor € 3,45 op diezelfde dag niet vervuld. Voor andere reizen, uitzonderlijke locaties of een vaste vergoeding is eerst de actuele lokale regeling en de feitelijke verwerking nodig; automatiseer geen uitkomst die niet uit cao en regeling volgt.
Richt één dagstatus in die vóór de salarisverwerking wordt vastgesteld: thuiswerkdag, woon-werkdag, dienstreisdag of een combinatie die handmatige beoordeling vraagt. Laat het systeem de thuiswerkvergoeding blokkeren zodra voor dezelfde datum een woon-werkvergoeding is geregistreerd. Een waarschuwing alleen is onvoldoende wanneer beide posten daarna toch automatisch worden uitbetaald. Leg ook vast welke componenten zijn verwerkt: € 2,45 thuiswerk en € 1 internet, zodat een latere fiscale wijziging niet per ongeluk beide bedragen aanpast.
Maak voor medewerkers duidelijk wat zij declareren en welke datum leidend is. Toon het huidige dagbedrag, de voorwaarde over woon-werkvergoeding, de uiterste aanleverdatum en de verwachte betaalmaand. Vraag niet om een vrije toelichting bij iedere normale thuiswerkdag; een datum, dagstatus en eventuele uitzondering zijn voldoende. Laat een uitzondering alleen beoordelen door een aangewezen HR- of salarisrol en leg de gebruikte cao-versie en lokale regeling vast.
Controleer vaste reisvergoedingen apart. Breng per medewerker het afgesproken reispatroon, de toegepaste fiscale methode en de daadwerkelijke thuiswerkafspraak bij elkaar. Als het patroon structureel wijzigt, beoordeel dan zowel de vaste woon-werkvergoeding als de vaste of gedeclareerde thuiswerkvergoeding opnieuw. Voorkom dat HR alleen de thuiswerkdagen bijwerkt terwijl de vaste reisvergoeding ongemoeid blijft. Een jaarlijkse controle is niet genoeg bij een tussentijdse wijziging van standplaats, werkdagen, dienstverband of structureel werkpatroon.
Voer maandelijks drie controles uit: dubbele vergoeding op dezelfde datum, uitbetaling buiten de cao-termijn en afwijking tussen goedgekeurde dagstatus en salarispost. Rapporteer fouten op procesniveau en corrigeer de concrete loonverwerking; gebruik thuiswerkpatronen niet als prestatie- of aanwezigheidsindicator. Bewaar alleen wat nodig is voor aanspraak, fiscale onderbouwing en controle. Plan daarnaast een wijzigingssignaal op de officiële cao-pagina en de fiscale gerichte vrijstelling, omdat het cao-bedrag van € 2,45 automatisch aan die vrijstelling is gekoppeld maar pas één maand na officiële bekendmaking wijzigt.
Werkgeverscheck
- Registreer per datum één controleerbare dagstatus en blokkeer samenloop van thuiswerk- en woon-werkvergoeding.
- Bewaar € 2,45 thuiswerkvergoeding en € 1 internetvergoeding als afzonderlijke componenten.
- Toets vaste reisvergoedingen opnieuw bij wijziging van werkpatroon, standplaats, werkdagen of dienstverband.
- Controleer maandelijks dubbele dagen, betaaltermijn en aansluiting tussen goedkeuring en salarispost.
- Volg cao- en fiscale wijzigingen afzonderlijk en pas het dagbedrag pas toe op de cao-ingangsdatum.
Waar de grens ligt
Deze publicatie beschrijft de Cao provinciale sector 2026-2028 en geeft geen individueel fiscaal of arbeidsrechtelijk oordeel. De lokale woon-werkregeling, het gekozen vaste-vergoedingsmodel en de feiten van een werkdag kunnen de verwerking beïnvloeden. Pas een fiscale 128-dagenregeling niet toe alsof daarmee ook de cao-aanspraak is vastgesteld. Bij een gemengde werkdag, structurele vaste vergoeding, correctie met terugwerkende kracht of afwijkende werkplek is afzonderlijke controle door salarisadministratie en zo nodig een arbeidsvoorwaardelijk of fiscaal deskundige nodig.
Dit artikel biedt algemene HR-duiding en is geen individueel juridisch, medisch of arbeidsvoorwaardelijk advies. Controleer de actuele primaire bron voor een concrete beslissing.
Bronnen
- Cao provinciale sector 2026-2028Officiële cao; artikelen 4.1.4 en 4.4.4 regelen woon-werk- en thuiswerkvergoeding.
- IPO: cao en arbeidsvoorwaardenActuele officiële werkgeverspagina, bijgewerkt op 17 augustus 2026.
- Belastingdienst Kennisgroep: vaste reis- en thuiswerkvergoedingPrimaire fiscale duiding van de vaste vergoedingen en de 128-dagenregeling.
- Belastingdienst: werkkostenregelingOfficiële uitleg over gerichte vrijstellingen en de fiscale verwerking.